Noi toti spunem ca tehnologia are ca scop sa ne faca viata mai usoara. Imi amintesc cand eram mic si televizorul alb negru avea 6 canale cu 6 butoane. La noi in Banat toata lumea avea TVR pe primul canal si apoi urmau televiziunile sarbesti pe urmatoarele 2 sau 3, depinde cat de mare era antena omului. Telecomanda eram noi, astia mici – ca sa nu se dea parintii jos de pe canapea eram trimisi la TV sa mutam de pe un canal pe altul. Altii cu apartamente mai mici foloseau un bat mai lung cu care apasau din pat butoanele alea.
Au aparut apoi telecomenzile cu infrarosu si s-au complicat televizoarele. Cu complicarea tehnologica au aparut si problemele celor care nu s-au putut adapta. Ca atare, in loc sa le faca viata mai usoara mai mult i-au incurcat. Ca de exemplu inca vad moaca distrusa a tatalui meu care nu reusea nicidecum sa aranjeze canalele la TV. Si ce se mai enerva cand apasa cate un “buton interzis” din greseala si strica tot aranjamentul abia setat – asa ca avea iar nevoie de mine sa il ajut.
Apoi au aparut computerele si cu o data cu ele editoarele de text – asa ca cel mai des au fost folosite ca si masini de scris, inlocuind in secretariate vechile masini mecanice care zdranganeau ca naiba. Apoi a aparut internetul si e-mailul.
Nu vorbesc de programele de chat ci de e-mail – aceasta fabuloasa aplicatie care ne lasa sa trimitem scrisori la distante imense in cateva secunde.
Evident ca la asa un progres tehnologic, pana la urma chiar si administratiilor locale li s-a cerut sa implementeze un sistem de colaborare cu clientii pe baza de mail. De ce sa te chinui sa scrii de mana cererea sau reclamatia, apoi sa pierzi jumate de zi ca sa te duci la primarie, consiliu judetean sau pe unde mai ai treaba, sa mai stai si la coada ca sa depui o hartie cand poti sa trimiti un e-mail. Simplu, rapid, eficient.
Super chestie, primariile au accesat yahoo.com in draci si si-au facut adrese de mail.
Dar, a aparut o problema. Sistemul administrativ insista ca fiecare cerere sa primeasca numar de ordine. In toate cabinetele si cancelariile de pe la noi exista niste doamne secretare care asta fac – iau documentul, ii dau numar de ordine, il trec in condicuta si apoi il distribuie la cei in drept sa raspunda la el.
Si daca vine pe e-mail? Ei bine, nu fac forward la mail, ci il tiparesc, il stampileaza, ii dau numar de ordine conform cu condicuta de intrari si iesiri frumos liniata intr-un caiet de matematica. Apoi pun hartia tiparita intr-o mapa de corespondenta si o dau mai departe. Cel ce primeste hartia, mazgaleste pe ea un raspuns cu titlu de rezolutie si o intoarce in mapa care ajunge apoi din nou la doamna secretara. Aceasta raspunde la mail cu ce a inteles din mazgalitura, apoi tipareste raspunsul, il capseaza la mesajul initial tiparit, stampilat, mazgalit si pune tot teancul la arhiva.
Simplu nu? Asa ca de aia trebuie sa aveti rabdare cand asteptati raspuns la un e-mail, pentru ca ce se intampla in partea cealalta de fapt nu e asa simplu – un raspuns tot pe mail si gata! Doamna tipareste o suma de mailuri, ca doar nu o sa intre din 5 in 5 minute cu cate o hartie, apoi ii ia timp sa le scrie la condica, sa le stampileze, etc asa ca vor ajunge in mapa mai pe dupa amiaza iar in fata celui cu rezolutia probabil a doua zi dimineata. Acesta are de citit romane din mapa ceea, trebuie sa le raspunda si apoi le returneaza in mapa, pe care doamna o schimba a doua zi dimineata cu una plina de tiparituri noi. Deci cam in a treia/patra zi se va pune sa caute e-mailul initial si sa raspunda cu rezolutia. Si se mai poate ca raspunsul sa nu fie simplu, sa necesite niste telefoane sau mai grav lamuriri suplimentare pentru ca nu e inteleasa cererea sau intrebarea. Ghinion… atunci in loc de rezolutie vine pe mail cererea de clarificari. Degeaba raspunzi in 2 minute cu toate clarificarile si explicatiile pentru ca ca e-mailul va deveni din nou print si abia apoi va continua lungul drum spre rezolvare.
Ar putea intradevar sa implementeze cei din administratia locala un sistem simplu – sa trimita mailul mai departe cu un numar de ordine atasat la subiect, acel numar sa fie bagat intr-o baza de date simpla (si un fisier in excel daca nu au altceva), iar cand vine raspunsul sa salveze o copie pdf care sa ramana arhivata undeva pe un hard disk, un server local… etc
Lipseste stampila… ei bine se poate rezolva si asta cu o poza aplicata pe document, se poate rezolva chiar si partea de semnatura, se pot multe. Dar pentru asta trebuie sa fie cineva care sa puna un sistem la punct si sa il implementeze. Ori… cate primarii atatea palarii…
Oh! Mai este un impediment! Major as spune. Ar reduce destul de mult numarul celor care plimba hartii. Ori nu asta este scopul unei primarii! Nici a consiliului local. Din contra, trebuie sa asigure o paine celor implicati in alegerea sau numirea sefilor. Pentru ca oamenii aia trebuiesc recompensati, nu?
Si doar nu o sa ii pui sa invete sa salveze fisiere, sa gestioneze baze de date si alte cele. Nu s-ar mai vedea ca muncesc. Pentru ca nimic nu da mai bine in poza decat o persoana cu o mina serioasa care are in mana un dosar sau o hartie stampilata si cu numar de ordine.
Si nu uitati, declaratiile online se depun la etajul doi!
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu