joi, 23 februarie 2012

Am dat mail!

Primesc non stop mailuri, iar unele dintre ele extrem de lungi, cu o gramada de detalii si de informatii. Trebuie sa le tiparesc, pentru ca nu le pot citi, ma pierd. Am tiparit recent un mesaj de 8 pagini. Mi-am amintit ca pe vremea studentiei, cand faceam culegere de text, scriam cam 4 pagini pe ora, si eram destul de rapid. Ca sa mai si gandesti ce compui, sa si scrii o tona de cuvinte iti ia cel putin 2 ore pentru 8 pagini.
Se pot reproduce in verbal in  maxim un sfert de ora…dupa care poate fi trimis un mesaj cu ideile principale, care ar lua mai putin de scris, si nu s-ar lungi la mai mult de o jumate de pagina.
Dar ce te faci cu celebra CYAP (cover your ass procedure)?
Ca daca ai dat pe mail, si ai scris tot ce aveai de scris, si ai pus jumate din organizatie in CC, poti oricand sa spui “am dat mail!”
Ca nu s-a rezolvat poate nici o problema?  Ba din contra, unii din cei vizati au dat reply to all, si au venit cu contra-argumente – ca sa dea si ei mail, si deja de la prima poveste sunt 3 povesti separate, incep sa fie din ce in ce mai greu de urmarit, lista din CC se mareste, pentru ca problema trebuie escaladata la sefi. Iar nervii si incrancenarea cresc de la un mesaj la altul.
Chiar si cei care nu au nimic de a face cu povestea, dar sunt copiati ca martori incep la un moment dat sa se infurie – si din cauza spamului ce la omoara inboxul, dar si din cauza disconfortului creat atunci cand sunt bagati in treburi ce nu ii privesc, doar asa de nevoia unor martori.
Evident ca nu trebuie ratat nici zambetul superior al celui care castiga lupta pe mail in fata atitor spectatori in CC, cum nu trebuie ignorata nici frustrarea combatantilor cand se mai trezeste cate un sef si le cere sa inceteze cu spamul si s-o dea pe telefon.

Imi amintesc de un fost sef, care a incercat la un moment dat sa stavileasca avalansa de mesaje pe mail. Omul a declarat ca o anumita vineri din luna va fi “no email day” si ca in ziua respectiva, oamenii ar trebui sa se sune, si sa vorbeasca intre ei in loc sa isi dea mail. A fost atat de categoric, incat a amenintat cu datul afara pe cei ce nu se supun ordinului.
Dupa stupoarea initiala – cum naiba sa lucram noi fara mail? au aparut solutiile alternative. Au inceput colegii mei sa se plimbe dintr-un birou in altul cu discheta, pe care aveau mesajele de trimis. Altii mai smecheri au creat niste foldere pe retea unde isi scriau in fisiere share.
Daca seful cel mare a vrut sa ne incurajeze sa vorbim, ei bine, noi nu ne-am lasat, am preferat sa ne scriem.
De ce? Pentru ca nu avem incredere unii in altii si avem nevoie de un mesaj scris?
Pentru ca altfel nu imi explic de ce oameni care stau cu biroul fata in fata isi dau mail in loc sa vorbeasca. Mai nou au aparut si sistemele de chat interne. Ca daca tot vrem sa ne scriem, sa ne fie facilitata aceasta nevoie.
Pe mine personal ma omoara sa aud “dar ti-am dat pe mail” ca scuza. Mai ales cand e o scuza pentru o treaba nefacuta, un exercitiu care n-a fost dus la capact. Ce mai conteaza ce ai scris in mesajul ala daca nu ai fost in stare sa termini treaba? De ce nu ai sunat pe cineva? De ce nu m-ai sunat?

Intr-o alta organizatie, in care poporul este extrem de imprastiat geografic, o colega de la financiar (dintr-un cap de lume) a trimis un mesaj – cerea un raport catre o alta colega situata in alt cap de lume. A facut o mica eroare insa, in loc sa nimereasca la fata ce verifica facturile a nimerit la colega ei care verifica altceva. Aceasta a raspuns inapoi, spunand ca nu poate da raportul pentru ca nu e partea ei de compententa. A venit mesajul inapoi cu intrebarea “dar cine?”, la care s-a raspuns politicos cu numele celei responsabile de treaba respectiva. Aparent o discutie civilizata si politicoasa – dar stiti ca la mail nu se raspunde de obicei instantaneu… asa ca pentru raportul care se putea trimite in 5 minute, s-a pierdut jumate de zi.
Asta pentru ca cineva nu a ridicat capul din calculator sa spuna celei de la masa vecina “colega, vezi ca la financiar au nevoie de xyz, poti sa il trimiti, te rog” sau macar sa trimita mesajul mai departe catre colega ei..
Dar cine poate sa o acuze de ceva? Ca doar ea a dat pe mail! Si daca ai dat pe mail ai fundul acoperit, se poate demonstra oricand cu mesajul.

Sa nu ma credeti un sfant! Recunosc ca mi-ar fi foarte greu uneori fara acele compuneri care imi salveaza fundul. Incerc doar sa spun ca mi-ar place sa nu fie nevoie de ele.

Pe de alta parte, daca va amintiti prima poveste, ce ne-am face fara mesajul scris atunci cand nu pricepem nimic din ce ni se spune? Dar ce te faci cand mesajul scris e la fel de inteligibil ca si cel vorbit?
Am primit o data un mesaj de la o colega din Germania, care nu prea se descurca in engleza. L-am citit cam toti din echipa incercand sa ne dam seama ce naiba a vrut sa spuna. Am incercat si varianta in care cineva a citit mesajul cu voce tare iar altcineva a ascultat incercand sa isi dea seama de sensul traducerii.
Ei bine... rezolvarea a fost ca in final am gasit pe cineva care vorbea germana si care a sunat pe respectiva ca sa pricepem ce se doreste.
Daca va spun ca am pierdut vreo 2 ore pentru un mesaj care nici macar nu ni se adresa...

Un comentariu:

  1. Vorba ceea... daca nu ai CYAP te paste BOHIC (Bend Over, Here It Comes) :)

    RăspundețiȘtergere