luni, 12 decembrie 2011

Procedura...

Si daca tot am atins subiecte legate de departamentul calitate si despre oamenii din acest departament, de ce sa nu continui povestea mea in aceeasi zona. Daca pana acum am am povestit despre problemele ce apar atunci cand ei sunt de cele mai multe ori facuti vinovati de toate relele ce pot apare intr-o fabrica, hai sa vedem ce se intampla acolo unde departamentul de calitate are putere, si face lucrurile sa se miste in directia corecta.

Sa ne gandim la modul in care decurge de obicei o sedinta operationala. Se aduna toti cei ce au mai mult sau mai putin treaba cu operatiunile si incep sa discute. Primul care incepe sa comenteze e cel de la Planificare, care isi vede cifrele planificate facute vraiste. Omul incepe sa se planga cum planul a fost afectat de faptul ca productia nu si-a atins cifrele, productia trebuie sa explice ce s-a intamplat, si atunci incepe circul... pentru ca vinovat de intarzierea de productie este o problema aparuta pe linia de montaj, problema descoperita de test, si pentru care calitatea a cerut re-manufacturarea intregului lot. Asta e momentul cel mai frumos al sedintei, cind pisica se plimba de la unul la altul, acuzele cad cu gramada, si cel de la test incepe sa isi blesteme zilele pentru problema aparuta. Dar cum sedinta are un sef, acesta da la un moment dat cu pumnul in masa si cere clarificarea problemei. Incepe involutar si informal faimoasa analiza 5why - DE CE ?

- De ce a aparut problema?

- Pentru ca unul din operatori, a insurubat un surub doar pe jumate.

- De ce?

- Pentru ca nu scria in instructiuni ca trebuie insurubat pina la capat!

Aha! Gata actiunea corectiva! S-a gasit solutie la problema, daca Inginerul de proces va scrie in toate instructiunile de lucru ca suruburile se insurubeaza pina la capat, de azi inainte operatorii de pe linia de montaj nu vor mai gresi. Super! O sedinta cu folos, si s-a mai rezolvat o problema.

Nu trec doua zile si povestea se repeta. Planul urla ca deja suntem in intarziere, Calitatea face spume ca opreste livrarile din cauza problemelor din productie, iar Productia se uita cu repros surd la Inginerul de proces care a omis din instructiunile de lucru sa spuna ca masinile electrice trebuiesc bagate in priza ca sa functioneze, a uitat sa precizeze ca masinile sunt prevazute cu butoane de ON/OFF, care pornesc masina dupa ce sunt apasate in varianta ON. Acelasi infam inginer de proces a uitat sa precizeze in instructiuni ca aparatele de scanat coduri de bare se indreapta spre codul de bare ca sa poata citi codurile. Tipul e complet pe dinafara.. a uitat sa spuna ca piulitele de 22 se string si se desfac cu cheia de 22!!! Inadmisibil!

Dar cum rostul sedintelor este sa descopere problemele si sa le corecteze, Mangerul de productie reclama lipsurile instructiunilor, iar Inginerul de proces le corecteaza in fiecare zi. Omul, meticulos din fire adauga sarguincios omisiunile si corecteaza scaparile imediat ce ii erau aduse la cunostiinta, astfel incat dupa o vreme procedurile si instructiunile de lucru ajunsesera sa acopere si sa corecteze cam orice se putea imagina pe o linie de productie.

Continuous improvement functiona si imbunatatirea proceselor devenise un fapt ce nu se putea pune la indoiala.

Cu toate acestea, desi parea ca nimic nu mai putea perturba bunul mers al productiei, la sedinta operationala, colegul planificator a venit din nou setat pe turbo! Planul fusese compromis in proportie de 50%. Si totul din cauza ca un operator a gresit din nou, si greseala a fost prinsa de baiatul de la test, care a reclamat celei de la calitate, care a oprit productia si a cerut plan de contingenta, reparatia intregului lot. Si acum vrea si actiuni corective!

Incredibil! Cum a fost posibil sa se mai strecoare o greseala, cu proceduri si instructiuni asa de bine puse la punct? Inginerul de proces era siderat, documentatiile lui erau beton, acopereau orice problema posibil sau imposibil de intalnit pe o linie de productie. Singura instructiune care ar fi putut sa lipseasca ar fi explicat bietului operator cum sa respire, si eventual sa nu se opreasca din respirat ca sa nu i se opreasca functiile vitale din lipsa de aer.

Ce se mai putea intampla? Simplu, un surub a fost insuficient insurubat, pa chiar lasat pe jumate afara!

Pai asta s-a mai discutat o data! Problema a fost descrisa in instructiuni si in procedura, si verificata, si ar trebui sa fie rezolvata! Ne amintim toti ca de aici am inceput! Toti ochii s-au indreptat spre managerul de productie, de la care se astepta o explicatie coerenta. Acesta, extrem de suparat si de nemultumit, a pus pe masa o mapa, cu un dosar imens. Intr-un gest teatral a deschis mapa si a scos instructiunea de lucru de la postul cu greseala.

- Domnilor, e adevarat ca in procedura asta scrie ca surubul trebuie insurubat pina la capat, dar uitati-va si voi cit e instructiunea de mare! Mai mare decit o Biblie! Pai daca ar trebui bietul operator sa o citeasca pina la capat... cind sa mai faca si productie. Voi realizati ca procedura de lucru are peste 40 de pagini! Pai ce operatorii nostri se duc la examen la  medicina, sa citeasca 40 de pagini,  sa le mai si invete pe de rost?



OK,  OK… e absurd, dar de ce naiba s-a ajuns aici? Cine a avut nevoie de o “cover your ass procedure” care sa trateze toate aberatiile posibile si imposibile? Nu era de bun simt ca daca ai un surub de 22, se strange cu cheia de 22 (de altfel singura prezenta la postul  de lucru) si ca daca surubelnita electrica prevazuta cu dispozitiv dinamometric reglat corespunzator trebuie folosita ca sa stranga surubul pana la capat – asa cum aparea si in poza de la postul  de lucru? Iar daca surubul nu era strans corespuzator, oare nu era mai usor ca cineva sa ridice o mana si sa intrebe pe cineva daca totul e ok? Si nu sa lucreze orbeste cu o surubelnita prost calibrata jumatate de schimb? Si nu ar fi fost mai de bun simt ca cineva sa treaca perioadic pe la sublaternii aia si sa verifice daca au priceput ce au de facut, eventual sa le explice daca au intrebari?

Oare poate vreo procedura din lumea asta sa bata lipsa de bun simt?

Pentru ca in cele din urma procedura da niste linii directoare, si iti spune cum ar fi bine sa faci ceea ce ai de facut, in cel mai usor si bun mod posibil, dar nu va fi nicodata suficienta ca sa elimine o anumita doza de rea vointa, nepasare sau lipsa unui control managerial. Cel mult, daca o folosesti prost, iti poti creste costurile cu tiparirea a milioane de versiuni si adaugiri, si evident ca iti poti documenta foarte eficient lipsa de eficacitate sau eficienta – vei sti la o analiza corecta, cat de lipsit de pragmatism ai putut fi, si poti calcula cat te-a costat asta.

Caci pana la urma procedurii este sa ajute pe cei ce vor sa faca ce trebuie si nu sa legifereze prostia sau rea vointa.

3 comentarii:

  1. Parca recunosc personajele...
    Din pacate, se ajunge frecvent la aberatii de genul celor mentionate in acest post. Proceduri pentru bunul simt. Si aici, de multe ori vina este si a auditorilor, care cer astfel de mentiuni in proceduri. Cu acelasi sistem, cu aceleasi proceduri, dar cu auditori diferiti te poti trezi ca treci sau pici cu brio un audit.

    RăspundețiȘtergere
  2. Tine foarte mult si cum prezinti auditorului.

    M-am surprins de multe ori spunind auditorului ceea ce dorea sa auda chiar daca in instructiunile de lucru erau aberatii sau nu era mentionat nimic din ceea ce dorea auditorul sa auda.

    RăspundețiȘtergere
  3. Acuma m-am prins. Ai putea scrie o carte, da, dar o carte de management. Si ai putea-o intitula "Managementul bunului simt". Pentru ca in cea mai mare parte a situatiilor problema din cadrul unei firme solutia este aplicarea bunului simt. Dar asta nu e inclus nici in ISO 9000, si nici in vre-o procedura de management...

    RăspundețiȘtergere